تعتبر أنظمة إدارة المحتوى أحد أهم الأنظمة التي تحتاجها الشركات والمنشآت على اختلاف احجامها لإدارة المعلومات على اختلاف أنواعها داخل المنشأة. وتتضمن هذه المعلومات الوثائق الورقية والبريد الإلكتروني والمستندات الإلكترونية والصور وملفات الفيديو وغيرها. فكل مؤسسة بحاجة اليوم لاداة تمكنها من السيطرة على هذه النوع من المعلومات الذي يكون عادة غير منظم وغير قابل للإدارة والتنظيم زيشكل أكثر من 80% من حجم المعلومات.

لكن أكثر ما تتسم به أنظمة إدارة المحتوى هو ارتفاع تكلفتها سواء في رخص استخدام التطبيقات أو في البينة التحتية التي تحتاجها تلك الأنظمة مما يجعلها حكرا على يملك ميزانية ضخمة فقط. فتفقد الكثير من الشركات تلك الفائدة التي يمكن أن تحققها هذه الأنظمة في المساعدة على اتخاذ القرار وتسهيل الأعمال لعدم توافر الميزانيات.

لكن هناك الكثير من البدائل اليوم التي يمكن أن تكون مناسبة للكثير من الشركات والمنظمات خصوصا في المنطقة العربية.

لماذا تعتبر أنظمة إدارة المحتوى مكلفة؟

إن السبب الأساسي لارتفاع تكاليف تطبيقات أنظمة إدارة المحتوى يعود الى أن تلك الأنظمة تم بنائها لخدمة منظمات كبيرة جدا قد لا تكون متوافرة في المنطقة العربية الا في على نطاق محدود خصوصا من ناحية تركيزها على إدارة السجلات وفق معايير معينة لا تجدها ذات أهمية لدينا.  كما أن اغلب الشركات المنتجة لهذه التطبيقات قد استخدمت مجموعة من المنتجات المختلفة في بناء منظومتها لإدارة المحتوى فلا يمكن أن تجد تطبيقا واحدا لإدارة المحتوى يحوى كل المزايا والوظائف التي تحتاجها منظومة إدارة المحتوى، بل هي منتجات مختلفة ولكن متكاملة مع بعضها مما يضيف تكلفة إضافية سواء في تكاليف الترخيص أو التشغيل. ويعود ذلك الى أن الشركات الكبرى تلجأ الى شراء منتجات لتكمل منظومتها بدل أن تقوم ببنائها حتى تستطيع مواكبة التطورات المتسارعة.

وبالتالي فإن التعامل مع أنظمة إدارة المحتوى خصوصا تلك الأنظمة الكلاسيكية كـ IBM, EMC, ORACLE, OpenText أصبح مكلفا الى حد كبير. فأنت بحاجة لدفع تكاليف ترخيص عدد من المنتجات وليس منتجا واحد وبحاجة الى بنية تحتية تخدم كل منتج وتخدم أيضا التكامل فيما بينهم إضافة الى تكاليف الخدمات والدعم المرتبطة بتطبيق وتنفيذ تلك المنتجات المختلفة. كما أن هذا التكامل قد يخلق بعض المشاكل التقنية التي هي بحاجة الى متابعة مما يضيف تكاليف أخرى.

اللاعبون الكبار في سوق أنظمة إدارة المحتوى

وفقا للتقرير الأخير الصادر عن جارتنر في عام 2016 غلا يوجد حاليا الا لاعبين أساسين في سوق أنظمة إدارة المحتوى وهما IBM و OpenText خصوصا بعد شراء الأخيرة لنظام إدارة المحتوى Documentum. يعتبر كلا النظامين من الأنظمة المتطورة جدا حيث تتميز أنظمة IBM باستقرار عملها وبنيتها القوية وتلبيتها لأسواق كثيرة بشكل متكامل خصوصا في البنوك وشركات التأمين. أما OpenText فتتميز بتركيزها على إدارة المعلومات وليس المحتوى فقط وبإهتمامها بالبيئة السحابية الى حد كبير كما تتميز بتنوع الخيارات أمام العميل في قدرته على الحصول على منتج يناسب حاجة بشكل تام حيث توفر الشركة عدد كبير من المنتجات التي تعمل ضمن مظلة إدارة المعلومات والتي تتضمن إدارة الوثائق وإجراءات العمل والبريد الإلكتروني  والفاكس الإلكتروني ونحوها. كما انها متكاملة الى حد كبير مع أنظمة إدارة موارد المنشأة SAP ERP.

الا أن كلا النظامين يتسم بتكلفته العالية نسبيا والتي لا تناسب الا الاستثمارات الكبرى فقط مما لا يتيح المجال أمام الشركات الصغرى والمتوسطة وبعض الشركات الكبرى من الاستفادة من الخدمات المتعلقة بإدارة المستندات وإجراءات العمل. هذه المنتجات موجهة خصيصا لأسواق محددة على رأسها البنوك وشركات التأمين وشركات الطاقة والمستشفيات الكبرى والمنشأت الحكومية ونحوها. لكنه مكلف جدا للمصانع وشركات المقاولات والمستشفيات المتوسطة الحجم والمنشأت الحكومية المتوسطة والهيئات الخيرية وشركات التجارة والشركات التقنية والشركات الناشئة والتي تحتاج الى خيارات أخرى لتلبية احتياجاتها.

البدائل لأنظمة إدارة المحتوى الكلاسيكية

للتغلب على تلك التكلفة العالية لأنظمة إدارة المحتوى يمكن اللجوء الى أنظمة بديلة قد تؤدي ذات الغرض وبتكلفة معقولة. حيث يمكن للشركات التي تملك بوابة إلكترونية داخلية Intranet تستخدم نظام البوابات الإلكترونية من مايكروسوفت SharePoint من استخدام ذات النظام لتأدية الوظائف المتعلقة بإدارة المحتوى حيث أصبح الإصدار الأخير من النظام يوفر عددا كبيرا من التطبيقات على مستوى المنظمات والشركات كبيرة الحجم وبمرونة عالية وبمنتج واحد فقط ودون تكاليف ترخيص إضافية.

كما يمكن استخدام نظام إدارة المحتوى مفتوح المصدر Alfresco فهو منتج مجاني يحتاج لدفع تكاليف صيانة سنوية إن رغبت الشركة بذلك. يوفر المنتج أغلب وظائف إدارة المحتوى ومساحات العمل التي تحتاجها الشركات متوسطة وكبيرة الحجم ومن منتج واحد أيضا. يتميز النظام بسهولة الاستخدام وتوافقه مع المعايير الحديثة في الويب ولا يتطلب أي تكاليف ترخيص ويغطي جميع الوظائف الأساسية التي تقوم بها أنظمة إدارة المحتوى الكبرى. وفي الآونة الأخيرة أصبح Alfersco منافسا قويا للأنظمة الكلاسيكية وفقا لما ورد في تقرير جارتنر الأخير حيث أصبح على ذات المستوى الذي عليه أنظمة ORACLE و Microsoft ومنافس للاعبين الكبار.

إضافة الى ذلك فإن المنصات الإلكترونية التي توفر خدمات إدارة المستندات كـ Dropbox, Box, google docs   أصبحت تؤدي الكثير من الوظائف التي تقوم بها أنظمة إدارة المحتوى ولكن على البيئة السحابية (التي أصبحت أكثر طلبا اليوم).  فهي توفر خدمات الحفظ والتعديل والتصنيف والبحث بل وخدمات أتمتة العمليات أيضا، مما يجعلها خيارا لكثير من الشركات والمؤسسات في المنطقة العربية خصوصا مع توفر السرية والأمان والخصوصية. بل لقد اصبحت Box متكاملة الى حد كبير مع أنظمة إدارة المحتوى من IBM مما يجعلها خيارا قويا لجميع أنواع الشركات.

أما في مجال محتوى الويب فيعتبر نظام الووردبريس أحد الأنظمة ذات الشهرة العالية والتي تمكن الشركات والمنشأت من إدارة مواقعها الإلكترونية وحتى أعمالها على السحابة الإلكترونية بسهولة ويسر ودون خبرة تقنية كبيرة. يمكنك عبر تلك الأنظمة من بناء مواقع إلكترونية قادرة على التعامل مع عدد كبير من الزوار ومع حجم محتوى ضخم بشرط توفير البنية التقنية المناسبة. لا يحتاج النظام لأي تراخيص أو تكاليف عدا تكاليف التشغيل الطبيعية مما يجعله خيارا ماسبا لجميع الأعمال.

وأخيرا….أنظمة إدارة المحتوى للجميع

لم تعد خدمات إدارة المحتوى حكرا على من يملك المال الكثير، بل هي اليوم متاحة للجميع وبمزايا لم تكن من قبل متوفرة حتى للشركات الكبرى وأعتقد أن المنتجات الكلاسيكية المعروفة في هذا المجال بحاجة لمراجعة وتقييم وإعادة بناء منتجاتها اذا أرادت الاستمرار في السوق. فأنظمة كـ Box و Dropbox و SharePoint أصبحت توفر بديلا مناسبا ومنخفض التكلفة للجميع. لقد اصبح بإمكان الجميع التحول الرقمي هبر أنظمة غير مكلفة وذات جدوى قد تفوق ما ينفق عليه من ملاين. هل تعتقد بوجود بدائل أخرى لأنظمة إدارة المحتوى الكلاسيكية؟؟ شاركنا بتعليقك أو تواصل معنا.