إدارة إجراءات العمل عمل مستمر لا نهاية له. هذه حقيقية تتجاهلها كثير من الشركات والمنشآت الحكومية والخاصة التي تخوض غمار أتمتة وإدارة إجراءات العمل لديها مما يؤدي الى الكثير من المشاكل بين العملاء والشركات المنفذة لهذه النوع من المشاريع مما قد يؤدي الى فشلها خصوصا أننا في منطقتنا العربية اعتاد العملاء على توكيل الأمر بأكمله الى الشركات التقنية والاستشارية متوقعين أنهم سيقومون بعملية الأتمتة وسيسلمون تلك الإجراءات جاهزة للعمل فورا.
إجراءات العمل الإداري والتشغيلي عمل لا ينتهي
لكن الواقع مختلف عن ذلك بكثير. فأتمتة إجراءات العمل جزء أساسي من إدارتها والإدارة عمل مستمر. فما أن ينتهي أتمتة إجراء ما حتى تبدأ جولة التحسينات والتغيرات فيه وهي جولة لا تنتهي ابدا لأن طبيعة إجراءات العمل هو التغير والتطوير المستمر وارتباطها الشديد بالعمليات التشغيلية في المنشأة. فمن يتحمل ذلك التغير المستمر، هل هي الشركة المنفذة أم العميل؟؟ نزاع لا ينتهي وتكلفة عالية لابد أن يتحملها أحدهما.
لذلك كان الحل الأفضل هو أن تلجأ المنشآت الى قيادة هذا النوع من المشاريع بفريق العمل لديها لضمان استمرارية الحفاظ على إجراءات العمل وعلى تطورها فهي الأساس لتقديم منتج أو خدمة ذات جودة عالية. وجود فريق العمل من ذات الموظفين العاملين في المنشأة له أثر كبير على سرعة الإنجاز وجودة النتائج وأيضا على ضمان الاستمرار في التطوير وعدم توقفه. فالموظفين العاملين هم الأقدر على فهم أعمال الشركة وطبيعة الإجراءات فيها لأنهم جزء منها خصوصا هؤلاء العاملين في تطوير الأعمال ووضع الاستراتيجيات وإدارة المنتجات والمشاريع.
موظفو أي شركة هم الأقدر على قيادة هذا النوع من المشاريع فهم الأدري بطبيعة عمل شركتهم كما أن هذا العمل لا ينتهي وبالتالي لا تستطيع الشركات التقنية أو الاستشارية تولي العمل بأكمله بل هي مؤهلة أكثر لتزويد الشركات بما يساعدها على القيام بالمهمة المطلوبة من برامج ومعدات وتطبيقات وتدريب واستشارة وليس لقيادة المشروع.
وكل ما يحتاجه فريق العمل داخل أي شركة او منشاة ليقود مشاريع إدارة إجراءات العمل هو فهم واستيعاب تلك المفاهيم والأدوات الأساسية لإجراءات العمل وإدارتها واتمتتها والتعرف على التقنيات والأساليب المستخدمة في ذلك والتي تساعدهم على التعرف على إجراءات العمل الجوهرية في شركاتهم ودراستها ووضع تصور عن كيفية اتمتتها وادارتها وأيضا قيادة عملية التنفيذ حتى لو قام بالتنفيذ شركة تقنية أو استشارية.
هم بحاجة لأن يتعرفوا على اساسيات إجراءات العمل وكيف يتم إدارتها وأتمتتها ليتمكنوا من دمجها مع معرفتهم وخبرتهم في الإجراءات القائمة في الشركات التي يعملون فيها لتتم عملية إدارة إجراءات العمل بشكل أفضل.
لذلك سيعمد تعلم الى تدشين مقرر إلكتروني مفتوح ومتاح للجميع متخصص بإدارة إجراءات العمل لتحاول أن تساعد فرق العمل في الشركات ليقوموا بهذه المهمة على أفضل وجه. هي ليست تدريبا نظريا أو تلقينا لمعلومات انما ممارسة حقيقية للعمل وفق خبرة ومعرفة في هذا المجال امتدت لسنوات سيستفيد منها كل متدرب عندما يعتزم القيام بهذا العمل في شركته. هذا المقرر موجه لجميع الشركات الخاصة والحكومية التعليمية والتجارية على اختلاف احجامها وطبيعة عملها.
سيركزالمقرر الإلكتروني على الممارسة العملية لعملية تطوير وتصميم إجراء عمل حقيقي مرورا بالخطوات الرئيسية لتحقيق ذلك خطوة خطوة بدءا بالتخطيط ووضع الأولويات واختيار الاجراء المناسب ثم الدراسة والتحليل للإجراء القائم ثم التصميم للإجراءات بعد تطويرها والتحسين فيها ثم التنفيذ واختيار الأدوات المناسبة للإجراء الذي يتم تطويره ثم التعرف على كيفية مراقبة إجراء العمل والاستمرار في إدارته والتحسين فيه.
وأخيرا …..تحكم بإدارة إجراءات العمل الإداري والتشغيلي ليدك بنفسك
من المهم أن تهتم بإجراءات العمل لديك ومن المهم أيضا أن تكون مستعدا لها. فأنت وفريق العمل لديك الأقدر على التحكم بهذا النوع من المشاريع لأنكم الأدرى بطبيعة عملكم وطبيعة العملاء الذين تخدمون. ستساعدكم ورشة العمل هذه على رسم خارطة طريق للاسلوب الأمثل لإدارة إجراءات العمل لديكم وأتمتتها.
العالم الرقمي يتغير باستمرار ونحن بحاجة لأن نكون على اطلاع دائم فاشترك معنا ليصلك كل ما يمكن أن يساعدك في رحلتك نحو التحول الرقمي سواء في العمل أو التعليم أو التواصل.
