لم يعد الـSharePoint مجرد منتج من منتجات مايكروسوفت بل تحول الى تقنية يسعى الجميع لإمتلاكها والتعامل معها, فهو أحد أهم التقنيات والمنتجات الناجحة في مجالات التشارك والشبكات الداخلية والبوابات الإلكترونية ولا غنى لأي منشأة عنه في هذه الأيام لكن عندما يأتي الحديث حوله كمنتج متخصص في إدارة المحتوى فإن الأسئلة تتكرر عن مدى قدرة هذا المنتج على تحقيق متطلبات إدارة المحتوى على مستوى مؤسسة كبيرة وليس على مستوى قسم أو مجموعة من المستخدمين.
ورغم تزعم النظام وتفوقه على بقية الأنظمة التقليدية العاملة في هذا المجال مؤخراً وفقا لتقارير شركات الإستشارات إلا أن الخبرة البسيطة التي يتمتع بها SharePoint في هذا المجال وقلة عدد المنشآت التي قامت باستخدامه كنظام لإدارة المحتوى على مستوى العالم جعلت التردد والشكوك والتساؤلات سيدة الموقف ولعل هذا يذكرنا ببدايات هذا المنتج عندما بدأ ينافس الكبار في مجال البوابات الإلكترونية ثم تفوق عليها اليوم.
المزايا الجديدة للشيربوينت
انتعرف على الإجابة الصحيحة عن تلك التساؤلات علينا أن نخوض في بعض المزايا التي أضافتها مايكروسوفت على نظامها في إصداره الأخير2010 والذي نقله بشكل كبيرالي مرحلة جديدة كنظام لإدارة المحتوى عما كان عليه الحال في الإصدار السابق 2007 وأهمها:
- تم إضافة رقم تعريف خاص بكل مستند أو محتوى داخل النظام Document ID فأصبح لكل مستند داخل SharePoint رقم فريد خاص به يميزه عن غيره فيسهل من خلاله الوصول له وهذا أحد أساسيات إدارة المحتوى التى كان يفتقدها الـ SharePoint قبل ذلك, فرقم المستند هو الطريقة التى تمكن من الوصول للمستند من خارج النظام فيكون له رابط ثابت لا يتغير مهما طال الزمن بحيث يمكن تداوله بين المستخدمين للنظام عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى بدلاً من نسخه .
- تمكين مدراء النظام من تعريف أنماط المحتوى وأنواعه على مستوى النظام ككل وليس على مستوى الموقع site وذللك من خلال نقطة وصول عامة لأنماط المحتوى Content Type Hub والتي يمكن من خلالها تعريف أنواع المستندات وخصائصها على مستوى المنشأة ككل بحيث يتم إجبار جميع المستخدمين داخل المنشأة على التعامل مع تلك الأنماط في جميع المواقع التي يتبع لها نظام SharePoint داخل المنشأة وهذا لم يكن متوفرا في السابق حيث كان لكل موقع في SharePoint أنماط المحتوى الخاصة به فتصعب إدارتها على مستوى المؤسسة ككل وبالتالي يصعب وضع سياسة عامة لجميع المستخدمين في تعاملهم مع المستندات داخل المنشأة وهذا بالطبع يخالف الهدف الرئيسي من وجود نظام لإدارة المحتوى والمتمثل بوضع السياسات العامة لإدارة المستندات والوثائق داخل المنشأة.
- حصر المصطلحات والكلمات المفتاحية التي يستخدمها المستخدمون للنظام في وصفهم لمستنداتهم أثناء العمل عليها بما يتم تعريفه على مستوى النظام ككل فلا تُترك الحرية للمستخدمين لإضافة ما يشاءون على مستنداتهم التي يعملون عليها وذلك من خلال إضافة أداة Managed Metadata لتعريف جميع المصطلحات والكلمات المفتاحية والتصنيفات على مستوى المنشأة ليستخدمها مستخدموا النظام في تعريفهم للمحتوى الذي يقومون بإضافته سواء من خلال الكلمات المفتاحية أو علامات العريف tags أو قوائم الإختيار ونحوها مما يسهل عملية تصنيف المحتوى وتضمينه ضمن سياسة المحتوى داخل المنشأة.
- تسهيل عملية حفظ المحتوى داخل مستودع البيانات وفي المكان المناسب بشكل آلي وفقا لقواعد وقوانين يتم تعريفها على مستوى النظام والمنشأة ككل فيقلل الأخطاء البشرية في إضافة مستند معين لمكان ما داخل النظام. ويتم ذلك من خلال منظم المحتوى Content Organizer والذي تم إضافته في الإصدار الأخير ليعمل على تمكين مدراء النظام من وضع القوانين المناسبة التي تمكن من توجيه المستند بمجرد دخوله للنظام لمكان محدد داخل هيكلية المحتوى ويضع عليه قوانين السرية المناسبة وتوجيهه لمكان معين أو لمستخدم محدد أو ربطه مع خط سير عمل Workflow محدد وكل ذلك يتم وفقا لنوع المستند وبيانات التعريف والسياسات المرفقة به.
- تطوير إمكانيات إدارة السجلات في النظام Record management حيث لم تعد إمكانية تحويل مستند الى سجل خاصة بمركز السجلات Record Center فقط كما كان الحال سابقاً بل سيتمكن أي مستخدم من تحويل أي مستند داخل النظام الى سجل وهو في مكانه in place Record إما مباشرة أو من خلال منظم المحتوى. كما تم تطوير أدوات الحماية والتشفير وحقوق التأليف والتي تم اضافتها في الإصدار الأخير من النظام.
- يمكن للنظام الآن دعم المستندات المركبة Compound Document أو الإفتراضية من خلال خاصية مجموعات المستندات المركبة Documents Set والتي تم إضافتها في الإصدار الأخير حيث تمكن هذه الخاصية المستخدمين من التعامل مع مجموعة مختلفة من المستندات ككيان واحد بربطها مع بعضها البعض كمستند إفتراضي كما هو الحال مع فصول الكتاب أو ملف الموظف أو سجل المريض. لاحظ أن تلك المستندات قد تكون بأشكال مختلفة حسب الحاجة.
- البحث حيث أضافات مايكروسوفت محرك البحث FAST كخيار إضافي للنظام والذي يوفر إمكانيات بحث هائلة لنظام SharePoint مرتبطة أساساً بالمحتوى والحجم الضخم من البيانات كما تمكن النستخدمين من حفظ نتائج البحث والبحث في نتائج البحث والبحث في مستودعات أخرى للبيانات Federation والفهرسة المتقدمة وغيرها من الإمكانيات.
لكن ما زلت بحاجة لطرف ثالث
رغم كل تلك الإضافات الا أن SharePoint بحاجة الى وقت ليثبت قدرته على إدارة المحتوى على مستوى المؤسسة أو المنشأة ككل خصوصاً الكبيرة منها وليس على مستوي قسم فيها هذا عدا عن بعض النواقص التي ما زالت بحاجة الى طرف ثالث لاستكمالها لتكتمل الصورة وأهمها:
- لا يوفر النظام أدوات متطورة لأتمتة العلميات فرغم العدد الكبير من التحسينات التي تم إضافتها الى أدوات سير العمل في النظام إلا أنها لم ترقى الى أن تكون نظاماً متطوراً لأتمتة الأعمال المتعلقة بالمحتوى وما زالت بحاجة الى أنظمة أخرى لإستكمال ذلك النقص.وتوفر كل من شركتي K2 و KnowledgeLake أكثر المنتجات شهرة في هذا المجال.
- لا يوفر النظام أسلوباًً فعالاً للمسح الضوئي وتحويل الوثائق الورقية إلي إلكترونية ويحتاج الى التكامل مع برامج أخرى في هذا المجال والحقيقة أن جميع منتجات الإدخال الكمي Capturing المتوفرة في السوق اليوم توفر دعماً قوياً لنظام SharePoint ليكمل ذلك النقص كـمنتجات Captiva و Kofax.
- لا يوفر النظام الدعم لجميع أنواع المستندات فهو يدعم فقط ملفات مايكروسوفت أوفيس وصيغ PDF والصور وملفات الفيديو كبيرة الحجم بينما لا يوفر دعما لملفات AutoCAD مثلا ويحتاج الى التكامل مع أحد الأنظمة التقليدية المتخصصة بإدارة المحتوى كـ Documentum, FileNet, ORALCE.
- لاحظ أن النظام لا يعمل إلا على بيئة Windows وبالتالي لا يمكنه العمل مع أنظمة تشغيل أخرى قد تكون مستخدمة في المنشأت الكبيرة مما يعني عدم قدرة تلك المنشآت على إستخدام SharePoint كنظام رئيسي لإدارة المحتوى لكن يمكن في هذه الحالة الإعتماد عليه كأداة للتشارك وكبوابة إلكترونية فقط.
- إن المرونة العالية التي يتمتع بها SharePoint تضيف عبئا جديدا لمن يستخدمه فهي تتطلب وضع قواعد وقوانين صارمة لتتحكم بتصرفات المستخدمين والتعديلات التي قد يقومون بها وما يضيفونه من محتوى أثناء عملهم على النظام. وهذا يعني تكلفة أعلى في تطبيق النظام وتشغيله.
الأشكال المختلفة لاستخدام الشيربوينت
والحقيقة أن SharePoint قد أسس لنوع جديد من الأنظمة يجمع في طياته البوابات الإلكترونية Portals وأدوات التشارك Web 2.0 وأنظمة إدارة المحتوىECM في مكان واحد وهو ما تعمل عليه الكثير من الشركات في الوقت الحالي كـأوراكل و EMC و OpenText. وعليه فإن إستخدام نظام SharePoint كنظام لإدارة المحتوى يمكن أن يتم وفقاً لواحدة من الصور التالية:
- إستخدامه كنظام متكامل لإدارة المحتوى وهذا يصلح فقط لتلبية الإحتياجات الأساسية لإدارة المحتوى أياً كان حجم المنشأة فالمتطلبات والمشاكل التي سيحلها النظام هي الأساس في ذلك وليس حجم المنشأة
- إستخدامه كنظام لإدارة المحتوى مع تكامله مع أنظمة أخرى لاستكمال النقص سواء في الأرشفة الإلكترونية أو إدارة الوسائط المتعددة أو الإدخال الكمي وهذا الخيار ملائم جداً للمنشأت الكبرى
- إستخدامه كبوابة إلكترونية وأداة للتشارك فقط مع تكاملة مع نظام أخر لإدارة المحتوى فيكون SharePoint هو فقط واجهة الإستخدام لذلك النظام الذي سيتم إستخدامه.
ومهما كانت طريقة إستخدامه فإن SharePoint فقد أصبح بالفعل تقنية أكثر منه منتجاً تجارياً ولن يستطيع أحد الفلات منه.
وأخيرا……هل الشيربوينت مناسب لك
لقد نجح الشيربوينت SharePoint في أن يصبح متواجدا بقوة في الكثير من المؤسسات والشركات العربية على غرار الشركات الغربية لكن الكثير لم يستفد من وجوده بالشكل المثالي. هناك فرصة لكي يكون الشيربوينت نقطة انطلاق الى العالم الرقمي وحجر الأساس لأي استراتيجية للتحول الرقمي لأي منشأة.
العالم الرقمي يتغير باستمرار ونحن بحاجة لأن نكون على اطلاع دائم فاشترك معنا ليصلك كل ما يمكن أن يساعدك في رحلتك نحو التحول الرقمي سواء في العمل أو التعليم أو التواصل.
